ZnG, Zustand nach Gehaltsrunde

Es sind vier Monate im Jahresablauf eines C&B’lers, die verlässlich zeigen, wie es um den Grad der Digitalisierung (i.S. Tool-Einsatz und Prozessdigitalisierung) einer Personalabteilung steht.

Die Ausgangssituation 

Wir befinden uns in einem mittelständischen Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitern. Einmal im Jahr werden die Gehälter der Mitarbeiter angepasst. Es gibt (für Teilbereiche) eine Stellenbewertung, für viele Funktionen auch Gehaltsbänder und ein Budget, das eingehalten werden sollte.

Digitalisierungsgrad gering: DIY – Do it Yourself

Du ziehst Anfang Oktober die Ist-Gehälter aus der September Abrechnung der Payroll. Dann rechnest Du die Monatsentgelte auf Jahresgehälter in Vollzeit hoch, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Da die Midpoints der Gehaltsbänder als Referenz nicht immer ausreichen, weist Du auch funktions- oder Grade-bezogene Mediane und evtl. sogar noch Marktdaten aus. Parallel prüfst Du die Zuordnung von Mitarbeitern zu Vorgesetzten, um die Excel-Listen richtig schneiden und verteilen zu können. Und da von dem Dutzend verschiedener Vergütungssysteme im Haus einige richtig komplex sind, braucht es hier und da auch ein wenig Deiner Excel-Magic, um alle Auswirkungen einer Gehaltserhöhung aufzeigen zu können.

Nach Rücklauf der Listen werden diese von Dir kurz vor Weihnachten konsolidiert und die finale Freigabe der Geschäftsführung eingeholt.

Im Anschluss gibst Du eine Rückmeldung an die Führungskräfte, erstellst hunderte Serienbriefe und bereitest den Daten-Upload für eure Payroll-Software vor. Und immer wieder sagst Du Dir, „ich werde zu alt für diesen Sch…“.

Digitalisierungsgrad ein wenig mehr als gering: Einsatz sinnvoller Helferlein zur Prozessoptimierung

Viel gewonnen ist schon, wenn man im Payroll-System einen Stellenplan führt bzw. Organisationseinheiten abbildet, so dass die Anzahl der Fehler bei der Zuordnung von Vorgesetzten reduziert wird. Anbieter wie Comp2Excel unterstützen ferner insb. große Organisationen dabei, die Tabellen zu verteilen und mehr oder minder automatisch zu konsolidieren. Mit ganz viel Excel-Macro-Magic kannst Du da auch einiges selbst bauen, gehst aber das Risiko ein, dass die Skripte für den durchschnittlichen C&Bler nicht verständlich geschweige denn nachhaltig wartbar sind.

Digitalisierungsgrad mittel: Einsatz von Talent Management Software

Wie der Name schon sagt wird Talent Management Software von Halogen, Cornerstone on Demand, Talentsoft, Umantis usw. häufig eingesetzt, um personenbezogene Prozesse des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abzubilden.

Da für viele der zugehörigen Prozesse aktuelle Daten der Organisation benötigt werden, hast Du schon eine gute Grundlage, um über die Abbildung von Vergütungsprozessen nachzudenken. Wenn auch vertragliche Abmachungen, Änderungen der Stammdaten, Arbeitszeit- sowie Stellenwechsel zeitnah und vorfristig erfasst werden, ist die Datengrundlage nahezu perfekt, um den nächsten Schritt zu gehen.

In der betrieblichen Realität fallen Vergütungsprozesse aufgrund ihrer Komplexität und einer mangelnden Datengrundlage häufig durch das Raster, auch wenn viele dieser Systeme mächtige Funktionalitäten im Bereich Compensation Management zu bieten haben. In meiner Erfahrung lassen sich zumindest Anpassungen der Jahresgehälter gut mit den vorhandenen Modulen steuern.

Bei der Rückrechnung auf Monatsentgelte und verschiedene Lohnarten stoßen die genannten Systeme meist (jedenfalls in Deutschland) an ihre Grenzen, so dass wieder einige manuelle Schritte notwendig werden. Als Beispiel sei nur die Kombination von tariflichen Entgelttabellen mit übertariflichen Zulagen genannt. Leider können die wenigsten Payroll-Systeme etwas mit Jahresgehältern anfangen und diese Werte auf monatliche Entgelte umrechnen. Eine Datenübertragung zwischen den Systemen, ohne dass eine Transformation der Daten vorgenommen wird, ist also nur von begrenztem Nutzen.

An dieser Stelle hilft Dir wieder die selbst gestrickte Excel-Blackbox oder eine Middleware, die Daten transformieren kann. In letzterer das deutsche Tarifwesen und die hausinternen Vergütungssysteme abzubilden, dürfte jedoch eine Herausforderung für sich sein.

Digitalisierungsgrad hoch: Einsatz einer voll integrierten, web-basierten Lösung 

Die C&B-Abteilung dürfte am meisten von der Einführung und Nutzung eines modernen HR Management Systems wie Cubes, Successfactors oder Workday profitieren. Diese Systeme halten die Organisationsstruktur und die Mitarbeiterstammdaten im Nukleus ihrer Datenstruktur. Cubes und Workday hatten diesen Fokus von Beginn ihrer Entwicklung an und seit etwa zwei Jahren investiert auch SAP sehr stark in Successfactors Employee Central, um damit irgendwann SAP HR ablösen zu können.

Die Aufgabe der C&Bler wandelt sich beim Einsatz einer solchen Lösung. Hast Du vorher den Prozess der Gehaltsanpassung manuell abgearbeitet, bist Du nun verantwortlich für die Entwicklung und Pflege der Prozesse und zugrundeliegenden Datenstrukturen und Vergütungsmodelle im System.

Fazit

Aus eigener Erfahrung kann ich nur davor warnen die Implementierung einer Maximallösung parallel zur Gehaltsrunde zu versuchen. Du kannst nicht gleichzeitig den Legacy-Prozess abarbeiten und Dich um die Datenaufbereitung für die Zukunft kümmern.

Hast Du das neue System jedoch einmal aufgesetzt, dann verschafft es Dir auf einmal sehr viel Zeit, um zu beraten und über strategische Fragen nachzudenken.

Ich werde berichten.

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